A Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) está elaborando projeto para aperfeiçoar a fase de monitoramento das recomendações emitidas pelo órgão às organizações do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso. Os trabalhos são coordenados pela Secretaria Adjunta de Auditoria e Controle, por meio da Superintendência de Desenvolvimento do Controle.

O grupo já identificou as necessidades para melhorar a gestão e os resultados da atividade de monitoramento, última etapa do ciclo de auditoria governamental. Para tanto, foram realizadas reuniões de trabalho com auditores que elaboram produtos de auditoria e controle, analistas da Unidade de Inteligência da CGE e representantes das Unidades Setoriais de Controle Interno - Unisecis (que auxiliam a CGE no monitoramento das ações nos órgãos/entidades estaduais)

O levantamento envolve, principalmente, melhorias no Sistema Informatizado de Monitoramento (Sismonitora), como consolidação de mais informações gerenciais, criação de manuais para uso da ferramenta para os perfis de usuários (Unisecis e auditores da CGE-MT) e produção de vídeos institucionais curtos sobre as principais funcionalidades do sistema. A partir das necessidades, a equipe vai definir as ações e as metas a serem executadas.

Os trabalhos se baseiam no Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia das melhores práticas mundiais de gerenciamento de projetos elaborado pelo Project Management Institute (PMI), organização sem fins lucrativos.

As reuniões são realizadas em formato de oficina, mediante uso do Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas, uma ferramenta de planejamento estratégico que permite a produção de um mapa visual pré-formatado contendo blocos como: proposta, atores envolvidos, atividades-chave, recursos necessários, riscos que podem inviabilizar o projeto e estrutura de custos.

“A ideia é unir a equipe, suas ideias e definir, de forma colaborativa, o que precisa ser feito para colocar o projeto em prática”, explica a auditora do Estado Aline Dantas, uma das responsáveis pela coordenação dos trabalhos.

Nota máxima

A atividade de monitoramento executada pela CGE-MT obteve nota máxima no diagnóstico sobre a estrutura dos órgãos centrais de controle interno do Poder Executivo dos estados e das capitais brasileiras, elaborado em 2020 pelo Conselho Nacional de Controle Interno (Conaci) e pelo Banco Mundial.

O nota é resultado do aperfeiçoamento da atividade iniciado em 2017, com a padronização e normatização de todas as etapas do monitoramento, desde a entrega dos trabalhos de auditoria pela CGE às secretarias, passando pela elaboração e implementação dos planos de providências pelas unidades executoras dos órgãos/entidades, até a elaboração de relatórios pela CGE com a demonstração do cumprimento ou não das recomendações.

Outra peculiaridade na reformulação da atividade foi o desenvolvimento do Sistema Informatizado de Monitoramento (Sismonitora) para centralizar todas as etapas do acompanhamento da execução das recomendações e servir como canal de comunicação entre a CGE e as Unisecis.  

Apesar da nota máxima no diagnóstico do Conaci e Banco Mundial, sempre há espaço para melhorias. “A CGE quer tornar o trabalho de monitoramento mais eficiente. Não somente no sentido de melhorar os indicadores de cumprimento das recomendações, mas de que a ação proposta tenha real efeito de melhoria na gestão pública”, pontua o superintendente de Desenvolvimento do Controle Interno da CGE-MT, Norton Glay Sales Santos.